Conditions d'utilisation de la plateforme Oliverlist

Cet article rappelle et présente les conditions générales d'utilisation de la plateforme Oliverlist

Détail des services

OliverList est une plateforme d’externalisation de la prospection. Nous adresserons en votre nom des prospects correspondant aux critères spécifiés dans votre commande sur le canal de l’e-mail afin d’obtenir des rendez-vous pour vous et votre équipe.

Engagement

Lorsque vous validez votre commande sur OliverList, vous nous mandatez pour générer de nouveaux rendez-vous à vos équipes pendant une durée de 1 mois ( reconduits à la fin du mois calendaire en cours) , décomptés à partir de la date d’envoi des premiers e-mails de prospection. Nous investissons des ressources importantes (achat des domaines, des mails, mobilisation de notre équipe d'account management et copywriting ) pour mettre en place votre commande, tout cela à nos frais. Ce processus 100% pris en charge par OliverList ne serait pas possible si jamais nos clients pouvaient se désister lors de la phase de préparation, en récupérant gratuitement notre travail ( séquence d'e-mails par exemple ). Si jamais vous souhaitez interrompre la préparation de vos commandes en amont du lancement, sans compléter le premier mois de prospection, une compensation à hauteur de 600€ H.T pourra vous être demandé.

Préparation de vos commandes

Après validation de cette proposition, nos équipes commenceront la préparation de votre commande. Toutes les campagnes sont gérées en interne par notre équipe. Les séquences sont rédigées à partir des éléments de briefing transmis par votre équipe dans votre commande et pourront être consultés après validation par nos équipes.

Travail de prospection

Le nombre de campagnes de prospection qui seront mises en place dépendra du nombre de rendez-vous que vous souhaitez obtenir. Cette quantité peut varier en fonction de votre cible et de votre produit. Plusieurs noms de domaine peuvent être achetés pour prospecter en votre nom. Ces domaines seront achetés et gérés par notre équipe une fois cette proposition commerciale validée. Par la suite, un compte Google Workspace Professional sera mis en place et le nombre d'adresses email utilisées dépendra du nombre de rendez-vous que vous souhaitez. Cette quantité peut varier en fonction de votre cible et de votre produit. Les coûts de mise en œuvre ainsi que les configurations (warm-up des adresses email, CNAME, SPF, DKIM, DMARC, etc.) seront également pris en charge par notre équipe. Le nombre de comptes Oliverlist Professional qui seront mis en place dépendra du nombre de rendez-vous que vous souhaitez. Cette quantité peut varier en fonction de votre cible et de votre produit. Elle peut être ajustée par le chef de projet en charge de votre compte.

Prise de rendez-vous

Nous insérons dans chacun des e-mails de prospection des liens de prise de rendez-vous. Si vous le souhaitez, vous pouvez synchroniser votre agenda à notre plateforme afin que nous puissions prendre en compte vos disponibilités réelles. Si jamais vous ne synchronisez pas d’agenda à notre plateforme, les disponibilités par défaut ( paramétrables sur votre interface) seront utilisées. Les business developers d'Aivoni ne participent pas aux rendez-vous envoyés à vos commerciaux. Nous n'intervenons que dans le processus de prise de rendez-vous et de retraitement en cas d'absence du prospect au rendez-vous.

Les rendez-vous générés sont consignés à deux endroits :

• Sur notre plateforme
• Dans votre agenda en ligne

Qualification des rendez-vous

Pour qu'un rendez-vous soit considéré comme "qualifié" ( et donc facturable ), celui-ci doit correspondre à deux critères :

• L'interlocuteur ( et son entreprise ) correspondent bien aux critères de ciblage renseignés dans votre commande.
• La personne se présente aux rendez-vous.

Si jamais un rendez-vous n'est pas qualifié, nous vous permettons de le signaler à nos équipes via notre plateforme afin que celui-ci ne soit pas facturé. Il est néanmoins important de noter que le signalement des rendez-vous est soumis à des conditions, comme précisé plus bas dans ce document.

Quels sont les rendez-vous considérés comme "non qualifiés" ?

 

• Un rendez-vous ou la personne et(-ou) l'entreprise, ne correspondent pas aux critères de ciblage précis définis dans votre commande ( Localisation, Taille de l'entreprise, Industrie, Intitulé de poste). Merci de noter que ces informations sont sourcées à partir de Linkedin.com, qui sera la base de référence en cas d'interrogation.
• Un rendez-vous ou la personne ne se présente pas le jour J au meeting.

Les rendez-vous considérés comme "non qualifiés" sont éligibles à un signalement. C'est néanmoins à votre initiative que ces rendez-vous doivent être signalés comme tel sur notre plateforme.

Quels sont les critères ne pouvant pas être utilisés pour évaluer un rendez-vous comme "non-qualifié" :

 

• Le niveau d'intérêt du prospect : Notre rôle consiste à vous mettre en relation avec des personnes faisant partie de votre cible, en les prospectant en votre nom, à partir d'une série d'e-mails de prospection qui présente votre entreprise. L'objectif est de vous permettre de rencontrer de nouveaux interlocuteurs et de créer des opportunités à court, moyen ou long terme. En revanche, il est important de noter que nous ne pré-qualifions pas manuellement les rendez-vous en amont du meeting par rapport à des critères autres que ceux présentés plus haut. À titre d'exemple, le niveau d'intérêt des prospects ( ex : Budget, Deadline, Projet à court terme ) ne fait pas partie des critères retenus pour évaluer la qualification d'un rendez-vous.
• Un prospect que vous connaissez déja, mais qui n'a pas été ajouté à votre liste d'exclusion : Nous vous permettons d'ajouter facilement la liste de vos prospects, clients, partenaires à la plateforme afin d'éviter qu'ils soient contactés par nos équipes. Nous vous recommandons chaudement de faire cette manipulation afin d'éviter de contacter vos prospects actuels ou anciens. Si jamais un rendez-vous est pris avec un de vos prospects et que celui-ci n'a pas été ajouté à votre liste d'exclusion, le rendez-vous sera considéré comme valide.
• Des critères de ciblage autre que ceux présentés sur la plateforme : La segmentation des prospects que nous adressons pour vous permet de cibler finement vos prospects dans votre commande, à partir de critères comme leur intitulé de poste, leur localisation géographique, leur secteur d'activité ou autre. Dans 99% des cas, ces critères suffisent à couvrir l'ensemble des critères de ciblage nécessaires pour identifier vos prospects idéaux. En revanche, nous vous demandons de bien noter que des critères extérieurs ( ex : Outils utilisés, critères métiers spécifiques à votre industrie, Chiffre d'affaires.. ), ne pourront pas être utilisés pour disqualifier un prospect. Assurez-vous donc bien que les critères de ciblage mis à votre disposition suffisent à identifier les bons prospects pour vous.

 Signaler un rendez-vous comme “hors cible”.

 

Dans le cadre de notre collaboration, Oliverlist vous donne un droit de regard sur la conformité des rendez-vous vis-à-vis de la cible définie initialement dans notre contrat. Ainsi, si un rendez-vous planifié était en dehors de la cible définie dans votre commande. Vous avez la possibilité de le signaler afin que celui-ci soit retiré de la facturation.

Attention : le signalement d'un rendez-vous doit obligatoirement être effectué en amont du début de celui-ci. À partir de l'heure du début du rendez-vous, le bouton permettant d'indiquer un rendez-vous comme hors scope sera bloqué. Par ailleurs, en signalant un rendez-vous, vous vous engagez à n'avoir eu aucun contact avec l'entreprise / la personne concernée en amont du signalement ( contact téléphonique, e-mail.. ). Enfin, le signalement doit être effectué sur des critères tangibles ( voir cible du contrat ) pour que celui-ci soit validé par notre équipe.

 

Vous pouvez signaler un rendez-vous si :

• Le secteur d'activité de l'entreprise référencée sur Linkedin ne correspond pas à ce qui a été défini dans la cible initiale

• La taille de l'entreprise référencée sur Linkedin ne correspond pas à ce qui a été défini dans la cible initiale

• Si l'entreprise n'a pas d'implémentation dans un des pays stipulés dans la cible initiale

• Si aucune personne dans l'entreprise n'a un poste en relation avec la segmentation par intitulé de poste / niveau hiérarchique stipulés dans la cible initiale

Les étapes pour signaler un rendez-vous sont les suivantes :

• Rendez-vous sur la fiche du rendez-vous en question

• Cliquez sur le bouton " Signaler l'opportunité"

• Rédigez un e-mail précisant à votre prospect que le rendez-vous a bien été annulé

• Précisez dans le champ dédié, sur quel paramètre vous basez votre signalement. Les paramètres pouvant être pris en compte sont les suivants ( Taille de l'entreprise, Secteur d'activité, Localisation, Seniorité de l'interlocuteur, Secteur dans l'entreprise de l'interlocuteur ( ex : Marketing, Vente, Ressources Humaines.. ) )

Une fois le signalement effectué :

• Votre prospect recevra l'e-mail que vous avez rédigé pour le prévenir de l'annulation du rendez-vous
• Le rendez-vous planifié dans votre agenda et dans celui du prospect seront automatiquement annulés
• Notre équipe étudiera votre demande de signalement. Si jamais le signalement n'était pas fondé sur la base du contrat, mais sur d'autres critères, notre équipe se réserve le droit de comptabiliser ce rendez-vous dans la facturation. La base de référence pour évaluer la conformité d'une entreprise / prospect aux critères identifée est la catégorisation effectuée par Linkedin.

Signaler un rendez-vous comme “absent”.

 

Dans le cadre de notre collaboration, Oliverlist prend en charge la replanification des "no-show", si ces derniers sont signalés moins de 24h après le début du rendez-vous.Vous pouvez signaler un rendez-vous si le prospect ne s'est pas présenté à l'horaire convenu sur le lien de visio-conférence et que vous n'avez pas réussi à le joindre sur le numéro de téléphone qu'il / elle a transmis.

Les étapes pour signaler un rendez-vous comme "absent" sont les suivantes :

1. Rendez-vous sur la fiche du rendez-vous en question
2. Cliquez sur le bouton " Signaler comme absent"

Une fois le signalement effectué :

Notre équipe appellera le prospect avec pour objectif de replanifier le rendez-vous. Si nous n'arrivons pas à replanifier celui-ci, le rendez-vous conservera le status "absent" et ne sera pas facturé.

Si jamais vous réussissez à joindre le prospect entre temps par vos propres moyens :

Si jamais vous réussissez à joindre le prospect entre temps par vos propres moyens : ou que celui-ci vous rappelle, pensez à nous le signaler sur la plateforme Oliverlist. De cette manière, nous arrêterons les séquences de rappels tout en vous évitant un appel pour le moins gênant du prospect, qui ne comprendra pas la raison de notre appel alors qu'un rendez-vous a déja été replanifié.

Pour nous indiquer d'arrêter une séquence de rappels :

1. Rendez-vous sur la fiche du rendez-vous en question
2. Cliquez sur le bouton " Définir comme une opportunité valide".

Cas de la “non-participation” d’un client au rendez-vous initial

Le représentant commercial concerné devra gérer lui-même la prise d'un nouveau rendez-vous. Le rendez-vous sera facturé à la date initiale.

Support

Tous les échanges avec notre équipe se font via le Chat situé en bas à droite de votre interface client. C'est le canal de communication privilégié pour toute question relative au suivi de vos rendez-vous. Vous pouvez également, si vous le souhaitez, nous joindre sur l’adresse contact@oliverlist.com

Facturation et encaissement des rendez-vous

Les rendez-vous sont encaissés à la fin de chaque mois ou dès que votre compte atteint un montant prédéterminé appelé seuil de paiement, selon la première éventualité. Un rendez-vous est considéré comme facturable (i) s'il n'a pas été signalé comme "absent", (ii) s'il n'a pas été signalé comme hors cible par rapport aux critères établis et (iii) vingt-quatre (24) heures après la date et l'heure du rendez-vous.

Seuil de paiement

Il s'agit du montant des coûts à partir duquel la facturation est déclenchée. Il commence à un niveau fixe de trois cents euros (300 €). Il augmente automatiquement de cent euros (100 €) si vos coûts atteignent ce seuil avant la fin du cycle de facturation mensuel.

Options

Nous vous permettons de souscrire, si vous le souhaitez à des options additionnelles, facturées sous la forme de licences. Ces options sont facturées au mois / mois, à un prix pré-déterminé sur la plateforme.

Une période d’essai gratuite peut être proposée pour ces options. Une fois la période d’essai de 1 mois révolue, l’option sera prélevée sur votre compte au mois / mois.

Vous pouvez interrompre votre abonnement à tout moment depuis les paramètres de votre compte. Tout mois commencé est du.

Résiliation

Vous pouvez demander l’interruption de vos commandes de rendez-vous en le signalant à notre équipe via l’adresse support@oliverlist.com. L’interruption des campagnes sera effective :

• à la fin du mois calendaire si jamais vos campagnes ont déja débuté
• 30 jours après le début de vos campagnes ( envoi du premier mail ) si jamais vos campagnes n’ont pas encore débuté

Merci de noter que l’arrêt des campagnes concerne uniquement l’arrêt d’envoi de nouveaux mails à vos prospects. De nouveaux rendez-vous peuvent encore être pris jusqu’à 30 jours après votre résiliation. Au dela de cette date, d’éventuels rendez-vous générés ne seront pas facturés.